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Ventajas y desventajas de la delegación
Uno de mis deportes olímpicos favoritos es el relevo en pista. Los corredores hacen que coger un bastón a ciegas a 20 mph mientras se mantienen en sus carriles parezca increíblemente fácil. Pero en realidad, lo que hacen es extremadamente difícil. Y se parece mucho a delegar con eficacia.
Delegar parece fácil -y otros que lo hacen bien lo hacen parecer fácil-, pero pasar el testigo de forma eficaz requiere mucha confianza, comunicación y coordinación. Aun así, si aprendes a delegar -y lo haces bien- todos los miembros de tu equipo salen ganando.
Como líder, delegar es importante porque no puedes -y no debes- hacerlo todo tú mismo. Delegar da poder a su equipo, genera confianza y ayuda al desarrollo profesional. Y para los líderes, les ayuda a aprender a identificar quién es el más adecuado para abordar tareas o proyectos.
Por supuesto, delegar tareas puede aligerar tu carga de trabajo, pero según el Dr. Scott Williams, profesor de gestión de la Universidad Estatal de Wright, delegar hace mucho más que quitarte cosas de encima.
Cómo delegar tareas con eficacia
[1] La delegación es uno de los conceptos básicos del liderazgo directivo. El proceso implica que los directivos decidan qué trabajo deben hacer ellos mismos y qué trabajo deben delegar en otros para que lo realicen[1]. Desde el punto de vista de la gestión, la delegación implica trasladar la responsabilidad del proyecto a los miembros del equipo, dándoles la oportunidad de finalizar el producto del trabajo de forma eficaz, con una intervención mínima[2] Lo contrario de la delegación eficaz es la microgestión, en la que un directivo proporciona demasiada información, dirección y revisión del trabajo delegado. La delegación faculta al subordinado para tomar decisiones. Se trata de un desplazamiento de la autoridad para tomar decisiones, así como de la responsabilidad por los resultados, de un nivel organizativo a otro inferior[2]. Sin embargo, un cierto nivel de responsabilidad por el resultado del trabajo sigue recayendo en la persona que delegó el trabajo en un principio.
La delegación está ampliamente aceptada como un elemento esencial de la gestión eficaz[4] y es una de las herramientas de gestión más útiles que existen. La capacidad de delegar es una habilidad crítica, aunque difícil de desarrollar, para gestionar con eficacia[5] Hay una serie de factores que facilitan la delegación efectiva por parte de los directivos. Entre ellos se encuentran: “Reconocer y respetar las capacidades de los demás; evaluar las tareas y comunicar cómo encajan en el panorama general; adecuar las personas a las asignaciones; proporcionar apoyo y estímulo; tolerar la ambigüedad y la incertidumbre; interpretar el fracaso como una clave para el aprendizaje”[5] Dado que las organizaciones son entidades tan complejas y dinámicas, el éxito de los objetivos depende en gran medida de la eficacia con la que se puedan delegar las tareas y responsabilidades[6] Hay una serie de características que se aplican a la delegación. En primer lugar, como ya se ha dicho, es el proceso de asignar la autoridad de una tarea a un empleado de apoyo. Esto también desplaza la autoridad para tomar decisiones relacionadas con esta tarea. La delegación de tareas a través de los niveles organizativos crea conexiones y desarrolla una cadena de autoridad[7].
Pasos de la delegación
Piensa en alguna ocasión en la que hayas delegado una tarea en alguien y no haya salido como estaba previsto. ¿Tienes esa imagen en mente? Al repasar cada uno de los cinco pasos siguientes, hágase dos preguntas: ¿Qué hice bien yo, como líder? ¿Qué podría hacer de forma diferente la próxima vez?
Una delegación eficaz requiere que defina claramente la tarea, que proporcione el nivel adecuado de autonomía y apoyo, y que tenga un plan para supervisar y revisar la tarea asignada. Sin embargo, antes de hacer todo esto, hay que analizar las tareas para determinar qué se puede delegar, en qué medida y a quién. Así pues, el punto de partida de la delegación requiere que examine primero su propio trabajo para ver qué tareas pueden delegarse.
Este paso le ayudará a evaluar si está trabajando en sus prioridades más importantes mientras desarrolla otras. ¿Qué tareas ya no son necesarias y, por tanto, puedes desechar? ¿Qué tareas puedes delegar parcial o totalmente? ¿Qué puede hacer sólo usted?
Para asegurarte de que estás decidiendo en qué persona delegar una tarea, evalúa sus capacidades, intereses y necesidades. ¿Cuáles son sus puntos fuertes y sus necesidades de desarrollo o intereses? ¿Qué nuevas responsabilidades le motivan a asumir? ¿Están por debajo o por encima de su capacidad? ¿Quién de tu equipo es, por tanto, el más adecuado para esta tarea?
Beneficios de la delegación en la empresa
Es el proceso organizativo por el que un directivo reparte su propio trabajo entre toda su gente. Implica darles la responsabilidad de realizar las tareas que se les delegan de la forma que consideren oportuna.
Junto con la responsabilidad, también comparten la cantidad correspondiente de autoridad. Esto garantiza que las tareas se puedan completar de forma eficiente y que el individuo se sienta realmente responsable de su realización.
En el mejor de los casos, la delegación permite a las personas hacer el trabajo para el que están mejor preparadas. Les permite invertir más en el trabajo y desarrollar sus propias habilidades y capacidades. También permite al directivo realizar otras tareas importantes que pueden ser más estratégicas o de mayor nivel.
Delegar la autoridad también puede mejorar la eficiencia al hacer que más empleados sean responsables de su propio trabajo y actividades. Se gasta menos tiempo y energía en supervisar y microgestionar a los empleados que son capaces y competentes. Su equipo se vuelve más capaz y puede lograr un mayor rendimiento como resultado.