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¿Es usted nuevo en la facilitación de reuniones y quiere saber cómo asegurarse de que cada reunión alcance la máxima productividad? O bien, ¿ha facilitado reuniones anteriormente pero quiere saber cómo llevarlas al siguiente nivel?
He facilitado cientos (si no miles) de reuniones a lo largo de los años. He llegado a comprender qué elementos son cruciales para el éxito de una reunión. Si te preparas de la manera correcta, te garantizo que todas las reuniones que dirijas serán eficientes y eficaces.
Lo primero que hay que hacer al preparar una reunión es definir el tipo de reunión. ¿Qué tipo de reunión vas a celebrar? Por ejemplo, puede ser una sesión de brainstorming, una sesión de toma de decisiones o una sesión de actualización (que no recomiendo, porque las sesiones de actualización tienden a hacer perder tiempo y a impedir que la gente trabaje en tareas más productivas). Averiguar el tipo de reunión te ayudará a definir el propósito para que todo el mundo tenga claros los objetivos de la reunión.
Si se ha definido el propósito, la determinación de los invitados se hará de forma natural. La cuestión es saber a quién hay que invitar (y ser específico). No invites en exceso sólo por ser amable. Hay otras técnicas que puedes utilizar para mantener a la gente informada sin hacerles perder el tiempo en una reunión en la que realmente no necesitan estar.
En primer lugar, defina el propósito de la reunión, o el “por qué” de la misma. ¿Por qué te reúnes? ¿Es para hacer una lluvia de ideas? ¿Es para debatir o planificar los próximos pasos? Si estableces un objetivo claro, te resultará mucho más fácil diseñar el orden del día de la reunión.
En segundo lugar, especifica el objetivo principal, o el “qué” de la reunión. ¿Qué debe salir de la reunión? ¿Cuál es el principal resultado? Establezca un resultado tangible de la reunión y cúmplalo. Si se trata de tomar una decisión sobre X, no te vayas de la reunión sin cumplirla.
También depende mucho del tamaño de la reunión. Si estás preparando una reunión para toda la empresa, hay que emplear una estrategia totalmente diferente. Lee más sobre cómo diseñar el orden del día de una reunión para toda la empresa aquí.
Añade todos los detalles importantes en la descripción de la invitación a la reunión. Comparta los objetivos de la reunión y el orden del día (independientemente de si ya lo ha compartido o piensa compartirlo más adelante, hágalo también en la invitación).
Esto ofrece a tus colegas un espacio seguro para presentar sus ideas y nivela el campo de juego: todos pueden contribuir por igual, incluso los que temen hablar en la reunión. Incluso pueden hacerlo de forma anónima si lo desean.
Este artículo ha sido redactado por Shannon O’Brien, MA, EdM. Shannon O’Brien es la fundadora y asesora principal de Whole U. (una consultoría de estrategia de carrera y vida con sede en Boston, MA). A través del asesoramiento, los talleres y el aprendizaje electrónico, Whole U. capacita a las personas para que realicen el trabajo de su vida y vivan una vida equilibrada y con propósito. Shannon ha sido clasificada como la Coach de Carrera #1 y la Coach de Vida #1 en Boston, MA por los críticos de Yelp. Ella ha sido presentada en Boston.com, Boldfacers, y el UR Business Network. Recibió un Master en Tecnología, Innovación y Educación de la Universidad de Harvard.
Las reuniones profesionales varían mucho según el tono, el entorno, la formalidad y el contenido. Sin embargo, sea cual sea el tipo de reunión a la que asistas, es importante que te prepares a conciencia. Conozca el papel que se espera que desempeñe en la reunión, identifique sus objetivos, prepare los datos pertinentes y los materiales de presentación, y póngase en el estado de ánimo adecuado de antemano para asegurarse de causar una impresión positiva y profesional a sus compañeros de trabajo o clientes.