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Ejemplo de mapa de partes interesadas
Supongamos que te reúnes con un grupo de directivos y miembros del personal para determinar quiénes son tus principales interesados. (Es una tarea importante, porque con recursos limitados, tu organización o unidad no puede hacer todo por todos). La gente presentará sus ideas, y en poco tiempo tendrás una gran lista, y potencialmente una pesadilla. Si no te centras en las relaciones que más importan, la dirección y el personal estarán corriendo en todas direcciones, sin satisfacer muy bien las necesidades de nadie.
Entonces, ¿cómo elaborar una lista más corta y coherente? Responda a las siguientes preguntas sobre cada contendiente que haya identificado en su sesión de lluvia de ideas. Te ayudarán a dirigir la energía y los recursos de tu organización hacia las relaciones y actividades adecuadas. Las preguntas y los ejemplos se han extraído de mis años de experiencia trabajando con una gran variedad de organizaciones y equipos directivos.
Ejemplo: Un fabricante de cerchas y armazones para viviendas decidió, tras reflexionar, que un ayuntamiento no era una parte interesada clave. Aunque el ayuntamiento establecía normas que la empresa tenía que cumplir, esas normas no tenían mucho efecto sobre las ventas o los beneficios como, por ejemplo, los clientes.
Cómo gestionar las partes interesadas en un proyecto
No todas las partes interesadas requieren la misma atención. Un análisis minucioso le ayudará a identificar a las partes interesadas que apoyan y se oponen a su proyecto, la intensidad con la que se sienten al respecto y hasta qué punto pueden afectar a su resultado. Esta valiosa información le ayudará a determinar con quién tiene que relacionarse a medida que avanza el proyecto, y en qué medida. Al centrar sus esfuerzos de esta manera, no gastará tiempo y recursos innecesariamente… por ejemplo, tratando de explicar los beneficios de su proyecto a alguien que ya está a bordo.Una evaluación exhaustiva de las partes interesadas le ayudará a decidir qué tipos de comunicación y mensajes tendrán más éxito. Esto puede ayudarle a minimizar las percepciones negativas, amplificar los impactos positivos y resolver los conflictos antes de que se agraven. El conocimiento también le ayudará a orientar mejor sus compromisos diarios para lograr los resultados deseados.
El análisis de las partes interesadas es un ejercicio continuo. En la medida de lo posible, conviene realizar el primer análisis durante las primeras fases del proyecto, ya que le proporcionará información que le ayudará a desarrollar de forma proactiva sus estrategias de participación. Cada análisis es una instantánea de un momento determinado del proyecto. Repetir el análisis con regularidad le mostrará cómo evolucionan las partes interesadas a lo largo del tiempo: quiénes son las partes interesadas clave, cómo cambian las necesidades y expectativas de los distintos grupos y cómo ha cambiado su relación con ellos.Tanto si decide realizar un nuevo análisis de las partes interesadas cada seis meses como si lo hace justo antes de cada nueva etapa del proyecto, asegúrese de asignar los recursos necesarios para realizar análisis recurrentes. Con cada nuevo análisis, es importante que actualice sus estrategias y mensajes con las partes interesadas para evitar el desperdicio de valiosos recursos en partes interesadas y mensajes que ya no son relevantes.
Plantilla de análisis de las partes interesadas
Inicio ” Índice ” Comunicaciones para fomentar el interés y la participación ” Capítulo 7. Fomentar la participación en el trabajo comunitario Fomentar la participación en el trabajo comunitario ” Sección 8. Identificación y análisis de las partes interesadas y sus intereses ” Sección principal
Las partes interesadas son aquellas que pueden verse afectadas por un esfuerzo o tener un efecto sobre él. También pueden incluir a personas que tienen un gran interés en el esfuerzo por razones académicas, filosóficas o políticas, aunque ni ellas ni sus familias, amigos y asociados se vean directamente afectados por él.
Aunque el interés por una iniciativa u organización puede ser sólo eso -atención por motivos intelectuales, académicos, filosóficos o políticos-, generalmente se dice que las partes interesadas tienen un interés en una iniciativa u organización en función de si pueden afectar o verse afectadas por ella. Cuanto más se beneficien o pierdan con ello, más fuerte será su interés. Cuanto más involucrados estén en la iniciativa u organización, más fuerte será su interés.
Matriz de partes interesadas
Dé a las partes interesadas en el proyecto visibilidad sobre lo que les importaAyude a cada parte interesada a abrirse paso entre el ruido y a obtener una visión inmediata de las métricas que son más importantes para ellos mediante la creación de Cuadros de mando personalizados. Construya tableros personalizados con paneles para hacer un seguimiento de la gestión de su equipo: tareas, estados del proyecto, actividad del equipo, hitos, riesgos y más, para que sus interesados puedan ver rápidamente cómo progresan ciertas partes del proyecto y obtener una visión general inmediata de la información que les interesa de un vistazo.Los interesados no deberían ser una idea de última hora. En lugar de ello, incorpórelos a su proyecto desde el principio, comunicándose con regularidad, manteniéndolos al día e implicados, y asegurándose de que se sientan valorados y escuchados. Capítulo 6 Las 6 habilidades de gestión de proyectos que necesitas tener Capítulo